ITOURSYS - QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH VÀ ĐẶT DỊCH VỤ TOUR.

📐 ĐÁP ỨNG MỌI MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA PHÒNG ĐIỀU HÀNH

Mỗi công ty du lịch có một cách phân bổ nhân sự riêng tùy theo quy mô:

- Với công ty nhỏ: Nhân viên Sales thường kiêm luôn việc điều hành và đặt dịch vụ.

- Với công ty tầm trung và lớn: Bộ phận Điều hành (Op) và Đặt dịch vụ (Booking) hoạt động độc lập, thậm chí chia theo từng chi nhánh để hỗ trợ khách tại điểm tốt nhất.

Dù công ty bạn vận hành theo mô hình nào, itoursys đều đáp ứng trọn vẹn nhờ khả năng phân quyền linh hoạt theo từng nhân sự, từng tuyến điểm hoặc từng loại dịch vụ đặc thù.

🛠 CÁC TÍNH NĂNG THÔNG MINH CHO DÂN ĐIỀU HÀNH VÀ BOOKING

Chức năng điều hành của itoursys chia tách rõ ràng hai nhiệm vụ cốt lõi: Đặt dịch vụ (Booking) và Vận hành tour (Operations).

1. Chức năng Quản lý Đặt dịch vụ (Booking Nhà cung cấp)

Trước đây, khi Sales chốt tour, người làm đặt dịch vụ phải copy thông tin rồi gõ tay từng email gửi cho khách sạn, nhà hàng, nhà xe... Giờ đây, itoursys đơn giản hóa bằng quy trình tự động:

- Đặt dịch vụ trong 1 thao tác: Hệ thống tự động kế thừa dữ liệu từ bảng tính giá của Sales để tạo lệnh đặt dịch vụ. Người làm booking chỉ cần kiểm tra và bấm gửi đi cho nhà cung cấp trong tích tắc.

- Quản lý lịch sử thay đổi (Version): Mỗi lần thay đổi số lượng phòng, hoãn hủy dịch vụ... hệ thống đều lưu lại thành các phiên bản để đối chiếu, tránh tranh chấp về giá với nhà cung cấp sau này.

- Đẩy dữ liệu công nợ tự động: Sau khi dịch vụ được trưởng bộ phận duyệt, hệ thống tự động cập nhật số tiền phải trả vào phần hành Kế toán để theo dõi công nợ, không cần làm báo cáo thủ công.

- Cảnh báo thời hạn đặt cọc/thanh toán (Deadline): Tự động nhắc nhở các khoản phải đặt cọc trước cho nhà cung cấp để tránh bị hủy phòng, hủy vé, nhất là vào mùa cao điểm.

- Quản lý đầu việc tiện lợi: Theo dõi sát sao các đoàn sắp khởi hành trong những ngày tới, tự động in danh sách dịch vụ gửi nhà cung cấp và xuất Voucher nhanh chóng cho khách.

2. Chức năng Điều hành tour (Vận hành & Điều phối)

Giúp người điều hành kiểm soát toàn bộ "linh hồn" của chuyến đi bao gồm hướng dẫn viên, xe, lịch trình và các chi phí phát sinh dọc đường:

- Bảng điều khiển thông minh: Sếp hoặc Trưởng phòng điều hành chỉ cần nhìn qua màn hình tổng quan là biết ngay tình trạng của tất cả các đoàn (đoàn nào đã xong dịch vụ, đoàn nào đang kẹt, đoàn nào thiếu guide...).

- Quản lý Guide và Tài xế (Driver): Lưu trữ danh sách thông tin, gán hướng dẫn viên và tài xế vào từng đoàn một cách khoa học, tránh tình trạng trùng lịch.

- Lập dự trù chi phí & Tạm ứng: Tự động tính toán bảng chi phí dự trù cho hướng dẫn viên mang đi tour (tiền mua vé dọc đường, tiền tip, chi phí phát sinh) và làm lệnh tạm ứng tiền nhanh chóng.

- Xuất lệnh điều hành chuyên nghiệp: Tự động in chương trình chi tiết cho hướng dẫn viên (Tour lệnh), hợp đồng thuê xe, danh sách đoàn... theo đúng biểu mẫu chuẩn.

🌟 CHĂM SÓC KHÁCH ĐI TOUR VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ

Không chỉ dừng lại ở việc đặt dịch vụ, itoursys đồng hành cùng doanh nghiệp bảo vệ uy tín thương hiệu ngay cả khi tour đang chạy:

- Chăm sóc khách đa chiều: Mọi phản hồi, khiếu nại hoặc yêu cầu đổi món ăn, đổi phòng của khách dọc đường đều được cập nhật lên hệ thống. Các bộ phận Sales, Điều hành tại văn phòng và Guide trên tour có thể phối hợp xử lý ngay lập tức để làm hài lòng khách.

- Đánh giá chất lượng nhà cung cấp: Sau khi tour kết thúc, hệ thống hỗ trợ ghi nhận đánh giá của khách và hướng dẫn viên về chất lượng của khách sạn, nhà hàng, nhà xe đó. Đây là dữ liệu quý báu để công ty lọc ra các đối tác tốt nhất cho mùa sau, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ.

🔥 NHỮNG LỢI ÍCH THỰC TẾ KHI ĐƯA ITOURSYS VÀO PHÒNG ĐIỀU HÀNH

- Tiết kiệm nhân sự: Giảm thiểu tối đa các thao tác nhập liệu bằng tay và gửi mail thủ công, giúp một nhân sự có thể cân lượng tour gấp đôi so với trước đây.

- Chặn đứng rủi ro thất thoát: Kiểm soát chặt chẽ giá cost, các khoản phát sinh ngoài dự kiến và khóa công nợ nhà cung cấp chính xác, không lo bị "hớ" giá hay phạt hủy phòng.

- Phối hợp nhịp nhàng: Tạo thành chuỗi làm việc liền mạch: Sales chốt tour ➔ Điều hành đặt dịch vụ ➔ Kế toán chi tiền ➔ Guide đi tour ➔ Quyết toán đoàn. Không ai phải hỏi ai, mọi dữ liệu đều minh bạch trên phần mềm.

- Quyết toán đoàn từ xa: Hướng dẫn viên đi tour về có thể làm quyết toán, nhập chi phí thực tế lên hệ thống ngay lập tức, rút ngắn thời gian đóng tour.