Bối cảnh của khách hàng

Khách hàng trước đây sử dụng gói Eco1 (gói tiết kiệm) trong thời gian ngắn, và sau khi trải nghiệm, họ đã quyết định nâng cấp thẳng lên gói Full bao gồm cả quản trị - bán hàng - điều hành - kế toán.Lý do đơn giản: hệ thống phù hợp với định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Hiện tại, khách hàng đã triển khai được phần sale và một số chức năng điều hành. Tuy nhiên, do quá trình trước kia vẫn làm thủ công, việc chuyển sang bộ máy phân quyền trên hệ thống khiến họ cần được giải thích rõ ràng hơn để vận hành chính xác.

PNGSOFT giải đáp cụ thể từng thắc mắc

Trong buổi làm việc, PNGSOFT tập trung phân tích từng vấn đề khách hàng gặp phải và mô tả rõ ràng các kịch bản vận hành thực tế. Mục tiêu không chỉ là “hướng dẫn dùng hệ thống”, mà là giúp khách hàng hiểu bản chất vận hành, từ đó có thể tự tin áp dụng và tối ưu quy trình sau này.

Làm rõ các mô hình phân quyền điều hành trong itoursys

PNGSOFT dành phần lớn thời gian để phân tích từng mô hình phân quyền, bởi không có phương án “tốt nhất”, chỉ có phương án phù hợp nhất.

ITOURSYS hỗ trợ 6 cách phân quyền khác nhau:

(1) Không phân quyền - điều hành xem chung tất cả file

Phù hợp với công ty rất nhỏ, chỉ có 1 điều hành. Không cần phân chia dữ liệu phức tạp.

(2) Manager gán quyền cho điều hành

File từ bộ phận sale sẽ về “kho Manager”, sau đó manager sẽ phân công file cho điều hành theo tính chất tour. Mô hình này đảm bảo kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

(3) Phân quyền theo nhà cung cấp

Điều hành sẽ quản lý từng nhóm dịch vụ cụ thể (VD: điều hành A chuyên khách sạn miền Bắc, B chuyên đặt dịch vụ vùng núi…). Phù hợp doanh nghiệp có những nhóm dịch vụ đặc thù.

(4) Phân quyền theo sale

File của sale nào sẽ tự động chuyển sang điều hành phụ trách sale đó. Áp dụng tốt cho đội sale lớn và muốn tối ưu tốc độ xử lý.

(5) Sale chọn người điều hành khi tạo file

Linh hoạt nhất - sale có thể chủ động gán file cho điều hành mà họ thấy phù hợp với từng tour.

(6) Phân quyền theo chi nhánh – quốc gia

Phức tạp nhất, dành cho công ty có nhiều văn phòng, thậm chí nhiều quốc gia:

- Tour chạy qua Việt Nam → Lào → Campuchia

- Mỗi văn phòng xử lý đoạn tour thuộc khu vực của mình

- Hệ thống tự động đồng bộ về 1 file tổng

Mô hình này giúp các tập đoàn hoặc doanh nghiệp đa chi nhánh vận hành thống nhất và minh bạch.

>> Sau khi được phân tích ưu - nhược điểm từng mô hình, khách hàng quyết định sử dụng mô hình "Sale tự chọn điều hành". Đây là lựa chọn phù hợp với giai đoạn hiện tại, khi đội ngũ sale hiểu rất rõ tính chất từng tour và có thể chủ động phân công hiệu quả.

Xử lý các bài toán thực tế khách hàng đang gặp phải

Không chỉ dừng lại ở phân quyền, khách hàng còn vướng nhiều câu hỏi thực tế. PNGSOFT lần lượt bóc tách từng bài toán, đưa ra cách giải trực tiếp ngay trên hệ thống giúp khách hàng hiểu rõ quy trình và áp dụng một cách chính xác, thống nhất.

Bài toán 1 - Book landtour ở nhiều vùng

ITOURSYS hỗ trợ:

- Ghi nhận toàn bộ chi phí landtour theo từng đơn vị

- Đồng bộ chi phí về điều hành & kế toán

- Tự động thống kê tổng handling fee theo tháng/năm

- Đối chiếu công nợ 2 chiều dễ dàng

Khách hàng phản hồi:

“Trước làm thủ công nên hay lệch dữ liệu. Lên hệ thống thấy rõ ràng hơn hẳn.”

Bài toán 2 - Điều hành cần báo gì cho kế toán khi trả sau?

Hệ thống cực kỳ đơn giản:

• Điều hành chỉ cần xác nhận dịch vụ

• Dữ liệu tự động đẩy sang bộ phận kiểm soát công nợ

Kế toán sẽ quyết định thời điểm khoá/chốt số liệu.

Bài toán 3 - Kiểm soát VAT theo từng nhà cung cấp

Đây là phần khách hàng quan tâm nhất.

PNGSOFT giải thích:

- VAT được ghi nhận từ lúc tạo NCC

- Sang Sale vẫn giữ nguyên

- Sang Điều hành vẫn liên thông

- Sang kế toán kiểm soát cuối cùng

“Nhờ vậy số liệu VAT không bao giờ lệch giữa điều hành - sale - kế toán.”

Khách hàng nói:

“Giờ tôi mới hiểu vì sao hệ thống phải liên thông như vậy. Mình đỡ sai rất nhiều.”

Sau khi được phân tích đầy đủ và thực hành trực tiếp trên hệ thống, khách hàng đã:

✔️ Hiểu rõ logic phân quyền của itoursys

✔️ Chọn được mô hình phù hợp nhất với công ty

✔️ Nắm được cơ chế vận hành của landtour, handling fee, công nợ và VAT

✔️ Tự tin đưa hệ thống vào vận hành chính xác và hiệu quả

>> Hệ thống vận hành chỉ thực sự hiệu quả khi mô hình phân quyền phù hợp với cách doanh nghiệp của bạn hoạt động. Nếu bạn cũng đang gặp khó trong việc bố trí quy trình điều hành, chuyển đổi từ thủ công sang hệ thống, hoặc muốn tối ưu lại toàn bộ quy trình hiện tại - PNGSOFT luôn sẵn sàng đồng hành.

-------------------------------------------------

HỆ THỐNG ITOURSYS - Giải pháp quản trị du lịch thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành - nâng cao trải nghiệm - gia tăng doanh số.

🌐 Website: www.itoursys.com

📧 Email: info@pngsoft.com

📞 Hotline: 0966 856 780

NHẬN THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP TẠI ITOURSYS