Hành trình trì hoãn triển khai phần mềm và sự thật phía sau

Trong buổi làm việc gần đây, PNGSOFT gặp một doanh nghiệp đã có hệ thống phần mềm, nhưng vẫn chưa đưa vào vận hành chính thức. Ban lãnh đạo thừa nhận:

“Chúng tôi đã có ý tưởng vận hành phần mềm đó từ 6 tháng trước, nhưng tới giờ vẫn chưa chính thức triển khai được, nên muốn nhờ PNGSOFT tư vấn giải pháp và tìm ra hướng đi mới.”

Đây là tình trạng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp du lịch và dịch vụ. Điều tích cực là doanh nghiệp đã có dữ liệu, đã từng xây dựng được các chương trình trên hệ thống. Nhưng để vận hành trơn tru, họ cần sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận - điều mà mô hình nhân sự hiện tại chưa thể đáp ứng.

Vì sao doanh nghiệp có phần mềm nhưng chưa vận hành được?

Sau khi trao đổi, PNG đã nhìn nhìn thấy một số nguyên nhân khách quan và dễ gặp trong ngành:

● Nhân sự ít, khối lượng công việc lớn

Doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng, nhân sự mỏng nên ưu tiên xử lý công việc hằng ngày trước việc triển khai hệ thống – điều hoàn toàn dễ hiểu.

● Biến động nhân sự liên tục

Việc “vừa đào tạo xong đã nghỉ việc” khiến quy trình chuyển giao trở nên chắp vá. Đây là thực tế phổ biến ở các doanh nghiệp đang trong giai đoạn thử nghiệm mô hình.

● Thói quen sử dụng Excel đã ăn sâu

Nhân viên đã quen việc báo giá bằng Excel: quen thuộc, không cần chính xác 100%, gửi tạm khách được ngay.

Nhưng khi chuyển sang hệ thống có quy trình chuẩn hóa, nhân viên dễ có cảm giác “phức tạp hơn”, dù về lâu dài chính sự chuẩn hóa đó giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và mở rộng.

Trong khi hệ thống yêu cầu:

- Quy trình rõ ràng

- Dữ liệu chuẩn

- Thao tác đúng cấu trúc

Sự “quen tay” đôi khi chính là rào cản lớn nhất.

>> Tất cả những yếu tố này đều là thách thức bình thường khi doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số. Đây đơn giản là quá trình thay đổi hành vi và tư duy, vốn luôn cần thời gian.

Các doanh nghiệp du lịch khác trong ngành đã sử dụng phần mềm itoursys

Trong những buổi tham gia hiệp hội, hội thảo, khách hàng chia sẻ rằng:

“Tôi thấy các công ty khác dùng itoursys của PNG làm việc rất ung dung, còn bên tôi thì lúc nào cũng trong trạng thái bận ngập đầu mặc dù cũng đa đầu tư vào phần mềm.”

Điều này khiến họ đặt lại câu hỏi:

“Vấn đề nằm ở công cụ hay nằm ở cách chúng tôi triển khai?”

Các doanh nghiệp đã áp dụng thành công phần mềm itoursys cũng chia sẻ lại một vài những kinh nghiệm khá thú vị:

● Không cần tuyển quá nhiều người giỏi

Khi quy trình nằm trên hệ thống, mỗi bộ phận đều có “đường ray” rõ ràng.Nhân sự mới dễ hòa nhập hơn, người phù hợp thì giữ lại, người không phù hợp thì không ảnh hưởng tới cấu trúc chung.

● Nhân sự tăng nhưng không cần tăng người quản lý

Nhiều doanh nghiệp dùng itoursys cho biết: kể cả khi họ tăng lên hàng trăm nhân viên, việc kiểm soát vẫn nhẹ nhàng vì mọi dữ liệu - KPI - báo cáo đều nằm trong hệ thống.

>> Những chia sẻ thực tế này đã giúp khách hàng nhìn rõ hơn bức tranh toàn cảnh: phần mềm chỉ phát huy hiệu quả khi được triển khai đúng cách và có sự nhập cuộc của cả đội ngũ.

Giải pháp PNGSOFT đưa ra - thiết thực và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

Sau khi phân tích toàn diện, PNGSOFT đã đề xuất kế hoạch triển khai phù hợp hơn với quy mô và năng lực của doanh nghiệp.

1. Lãnh đạo là người trải nghiệm trước

Lãnh đạo sẽ trực tiếp vận hành thử 5 chương trình hoàn chỉnh, để:

- Kiểm chứng những điểm nhân viên phản ánh

- Tự mình nắm được quy trình

- Tạo tấm gương cho toàn bộ tổ chức

- Loại bỏ tâm lý “phần mềm khó dùng”

2. Tái bố trí nhân sự cho phù hợp trong team Sales & Điều hành

PNG đề xuất mô hình tách nhiệm vụ:

- Nhân sự lớn tuổi/giàu kinh nghiệm → tập trung chăm khách, tư vấn, chốt sale

- Nhân sự trẻ → xử lý sản phẩm, nhập hệ thống, tạo báo giá, tối ưu thao tác

Cách kết hợp này giúp tối ưu điểm mạnh của từng nhóm, đồng thời đảm bảo dữ liệu hệ thống được vận hành xuyên suốt. Cụ thể, mô hình này giúp doanh nghiệp:

✅ Giữ được kinh nghiệm của người cũ

✅ Khai thác hiệu quả sức trẻ của người mới

✅ Tạo sự phối hợp mượt mà giữa các bộ phận

3. Cam kết mốc thời gian triển khai rõ ràng

Trong vòng 30 ngày, hệ thống sẽ:

- Được thực hiện từ đầu (theo quy trình chuẩn)

- Thiết lập nhân sự phù hợp

- Vận hành thử → sửa lỗi → đồng bộ

- Đưa vào chạy thật toàn công ty

Đây không phải kế hoạch một chiều, mà là sự đồng thuận của cả hai bên sau khi đã phân tích kỹ bối cảnh của doanh nghiệp.

Câu chuyện này cho thấy:

✔ Tư duy, thói quen, con người là rào cản lớn nhất.

✔ Và lãnh đạo phải là người dẫn dắt thay đổi.

✔ Khi tư duy thay đổi → hành vi thay đổi → quy trình thay đổi, thì phần mềm sẽ trở thành đòn bẩy giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang loay hoay vì nhân sự, quy trình rời rạc, hoặc đã mua phần mềm nhưng chưa triển khai được, hãy để PNGSOFT đồng hành từ A - Z.

-------------------------------------------------

HỆ THỐNG ITOURSYS - Giải pháp quản trị du lịch thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành - nâng cao trải nghiệm - gia tăng doanh số.

🌐 Website: www.itoursys.com

📧 Email: info@pngsoft.com

📞 Hotline: 0966 856 780

NHẬN THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP TẠI ITOURSYS