DOANH NGHIỆP DU LỊCH "NÂNG CẤP VẬN HÀNH" TRONG THỜI ĐẠI SỐ

147

19/11/2025

Trong số thứ sáu của chuyên mục “Tư vấn cùng PNGSOFT”, chúng tôi chia sẻ cuộc trao đổi thực tế với một doanh nghiệp du lịch nội địa sau 3 năm tăng trưởng mạnh về nhân sự lẫn số lượng dịch vụ. Khi quản lý bằng Excel không còn đáp ứng nổi, doanh nghiệp đã tìm kiếm nhiều giải pháp khác nhau trước khi gặp PNGSOFT. Từ những vướng mắc trong vận hành thủ công đến lộ trình chuyển đổi số bài bản, bài viết mang đến góc nhìn rõ ràng về cách PNGSOFT giúp doanh nghiệp lâu năm bứt phá bằng giải pháp phần mềm du lịch tối ưu.

Thách thức quản lý kho dịch vụ du lịch khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh

Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động từ năm 2021, chỉ sau 3 năm đã mở rộng đáng kể: nhân sự nhiều hơn, dịch vụ đa dạng hơn và lượng hàng tồn kho tăng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công bắt đầu bộc lộ giới hạn.

“Chúng tôi quen cách làm truyền thống. Sổ sách - file excel - trao đổi qua Zalo. Nhưng bây giờ mọi thứ thay đổi quá nhanh. Khách hàng muốn phản hồi nhanh, nhân viên muốn thao tác tiện, mà chúng tôi thì thiếu thời gian để chuyển đổi.”

Đây cũng là bức tranh chung của rất nhiều doanh nghiệp du lịch lâu năm:

✔ Đã có kinh nghiệm và tệp khách hàng ổn định

✔ Nhưng thiếu hệ thống vận hành đồng bộ

✔ Đội ngũ chưa sẵn sàng công nghệ

✔ Lo ngại “đầu tư phần mềm rồi không dùng được”

Đây chính là lý do doanh nghiệp tìm đến PNGSOFT: cần một giải pháp chuyển đổi số tối ưu - dễ dùng - phù hợp thực tế vận hành.

Vì sao doanh nghiệp lâu năm thường khó chuyển đổi số?

Chuyên gia tư vấn của PNGSOFT giải thích rất rõ trong buổi làm việc.

Vận hành phân tán, khối lượng công việc lớn nhưng thiếu đồng bộ

Một điểm nổi bật mà PNGSOFT thường thấy ở doanh nghiệp 15 - 25 năm kinh nghiệm:

- Điều hành tour, kế toán, kinh doanh… mỗi bộ phận dùng một công cụ khác nhau

- Quy trình không chuẩn nên phụ thuộc nhiều vào “thói quen cá nhân”

- Dữ liệu khách hàng không tập trung, khó chăm sóc lại

- Giám đốc không nắm được tình hình thực tế theo thời gian thực

Đại diện PNGSOFT phân tích:

“Nếu tiếp tục vận hành rời rạc, doanh nghiệp sẽ khó lớn thêm vì mọi thứ đều cần con người xử lý thủ công. Chuyển đổi số ở đây không phải là ‘đổi công cụ’, mà là chuẩn hóa quy trình – giúp bộ máy chạy nhanh hơn và ít phụ thuộc hơn.”

Đội ngũ đã quen quy trình cũ nên dễ “ngán” công nghệ

Đây là thách thức lớn nhất của doanh nghiệp lâu năm. PNGSOFT chỉ ra rằng:

- 60–70% nhân sự vận hành tour lâu năm đã quen cách làm cũ

- Nếu phần mềm khó dùng → chắc chắn họ từ chối

- Nếu hướng dẫn không đủ rõ → triển khai thất bại

Do đó phần mềm phải đảm bảo:

✔ Giao diện đơn giản

✔ Thao tác hợp lý

✔ Đào tạo cầm tay chỉ việc

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp du lịch lâu năm từ PNGSOFT

Thay vì đưa ra các bộ tính năng phức tạp, PNGSOFT tập trung vào bài toán thực tế của doanh nghiệp: Tối ưu vận hành - tăng hiệu quả - không gây áp lực cho đội ngũ.

Chuẩn hóa quy trình điều hành tour từ A - Z

PNGSOFT đề xuất cấu trúc quản lý xuyên suốt:

- Tạo - quản lý - theo dõi Landtour

- Điều phối booking, lịch xe, HDV

- Sinh chứng từ điều hành tự động

- Ghi nhận chi phí tour theo từng khoản mục

- Báo cáo lãi/lỗ từng tour theo thời gian thực

Đại diện doanh nghiệp tỏ ra rất bất ngờ:

“Chúng tôi từng nghĩ phần mềm du lịch chắc phức tạp lắm, nhưng cách thiết kế của PNGSOFT lại giống hệt quy trình thực tế của đội điều hành chúng tôi.”

Quản lý tài chính - kế toán minh bạch, chuẩn chỉnh

Đây là điểm doanh nghiệp gặp khó do dùng excel nhiều năm.

PNGSOFT giải thích:

- Khi chi phí được ghi nhận ngay tại lúc điều hành

- Dữ liệu tự động đổ về hệ thống kế toán

- Tránh sai lệch, tránh nhập liệu trùng

- Giảm 40–60% khối lượng công việc thủ công

Kế toán của doanh nghiệp phản hồi ngay tại buổi trao đổi:

“Cái này mà áp dụng được thì tụi tôi đỡ nhập lại cả đống hóa đơn mỗi tháng.”

Lưu trữ và khai thác dữ liệu khách hàng để tăng doanh thu

PNGSOFT nhấn mạnh: Doanh nghiệp 20 năm kinh nghiệm có “tài sản lớn” nhất chính là tệp khách hàng cũ. Nhưng nếu không lưu trữ khoa học, doanh nghiệp sẽ mất cơ hội bán lại.

Hệ thống CRM của PNGSOFT giải quyết:

- Lưu toàn bộ lịch sử khách hàng

- Tự động phân nhóm theo hành vi – nhu cầu

- Gợi ý chiến dịch chăm sóc

- Nhắc lịch chăm sóc khách cũ