Hành trình 20 năm của doanh nghiệp du lịch và những trở ngại khi chuyển mình số hóa

Khách hàng là một công ty du lịch quy mô lớn, có văn phòng tại Hà Nội, Hội An, TP. Hồ Chí Minh, Campuchia và Thái Lan. Với hơn 35 - 40 nhân sự, họ đã phục vụ thị trường inbound và outbound suốt hai thập kỷ. Thế nhưng, do vẫn quản lý chủ yếu bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc ngày càng tăng khiến vận hành trở nên nặng nề, cồng kềnh và dễ xảy ra sai sót.

Dù từng triển khai hai hệ thống quản trị khác nhau - một trong nước và một quốc tế, cả hai đều không đạt kỳ vọng. “Chúng tôi thực sự nản. Làm mãi mà hệ thống vẫn không đáp ứng đúng nhu cầu, quy trình lại phức tạp hơn trước” - đại diện công ty chia sẻ.

Chính vì vậy, doanh nghiệp nhận ra đã đến lúc cần một đối tác công nghệ phù hợp hơn, có thể giúp họ hiện đại hóa toàn bộ quy trình, đồng thời đảm bảo tính thực tiễn và dễ sử dụng.

Giải pháp của PNGSOFT – Thiết kế lại hệ thống theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp du lịch

Trong buổi làm việc, đội ngũ PNGSOFT đã trình bày giải pháp tổng thể dựa trên nền tảng ITOURSYS - phần mềm quản trị du lịch thông minh được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á tin dùng.

Buổi demo được thực hiện chi tiết với tất cả các bộ phận: quản trị hệ thống, sản phẩm, bán hàng, điều hành và kế toán. Sau khi quan sát quy trình vận hành thực tế, khách hàng nhanh chóng nhận ra lợi ích rõ rệt mà hệ thống mang lại, đặc biệt là khả năng tiết kiệm thời gian, giảm thao tác lặp lại và chuẩn hóa quy trình nội bộ.

Khách hàng chia sẻ: “Chúng tôi thấy rõ sự khác biệt. Việc mà trước đây phải làm thủ công hàng giờ thì giờ hệ thống hỗ trợ chỉ trong vài phút.”

PNGSOFT cũng cung cấp tài khoản demo riêng để khách hàng tự thao tác, giúp họ hiểu sâu hơn cách vận hành của hệ thống.

ITOURSYS giải quyết triệt để các bài toán thực tế của doanh nghiệp du lịch lâu năm

Một trong những vấn đề mà khách hàng quan tâm là tự động gửi chương trình tour cho đối tác. Trước đây, mỗi lần gửi email đều phải đính kèm file thủ công, mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Với ITOURSYS, việc này được xử lý hoàn toàn tự động, hệ thống tạo email có sẵn đường link, đối tác chỉ cần nhấn vào để tải chương trình, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Khách hàng cũng yêu cầu thiết kế khoảng 10 biểu mẫu riêng để phù hợp với từng hãng đối tác quốc tế. PNGSOFT xác nhận hoàn toàn có thể tùy chỉnh (customize) biểu mẫu, bao gồm logo, layout và thông tin chuyên biệt cho từng khách hàng, đảm bảo hệ thống vừa đồng nhất vừa linh hoạt.

Triển khai đa văn phòng - Đồng bộ dữ liệu trong và ngoài nước

Với quy mô vận hành ở nhiều quốc gia, doanh nghiệp băn khoăn liệu hệ thống có thể đồng bộ dữ liệu và hoạt động mượt mà ở các văn phòng khác nhau hay không.

PNGSOFT chia sẻ kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều khách hàng có mạng lưới trên 5–10 văn phòng ở Việt Nam, Lào, Campuchia, Myanmar, Thái Lan và Indonesia. “Có dự án chúng tôi triển khai cho đối tác ở Indonesia chỉ mất chưa đầy một tuần là văn phòng mới có thể hoạt động ổn định” đại diện PNGSOFT cho biết. Chính nhờ kinh nghiệm triển khai quốc tế này, hệ thống ITOURSYS có thể thích ứng nhanh và đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu toàn cầu.

Tự động hóa chính sách hoa hồng - Giải pháp tối ưu cho vận hành doanh nghiệp du lịch

Một trong những ưu điểm khiến khách hàng đặc biệt quan tâm là khả năng tự động tính hoa hồng (commission) cho nhân viên và đại lý.

ITOURSYS cho phép doanh nghiệp định nghĩa chính sách riêng cho từng cấp bậc - từ nhân viên, leader, manager đến director, cũng như cho từng đại lý hoặc đối tác liên kết. Hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí bán hàng chính xác, đồng thời tạo động lực cho đội ngũ thông qua cơ chế thưởng minh bạch.

Lý do khiến những hệ thống trước đây thất bại, và vì sao ITOURSYS khác biệt

Đại diện công ty chia sẻ: “Chúng tôi đã thử ít nhất hai hệ thống, nhưng đều không thành công. Giờ triển khai thêm cái mới, thật sự có cảm giác e ngại”

PNGSOFT đã gặp rất nhiều trường hợp tương tự. Lý do phổ biến dẫn đến thất bại là các phần mềm trước đây không được thiết kế cho mô hình inbound đặc thù của doanh nghiệp du lịch Việt Nam, thiếu khả năng tùy chỉnh và kết nối linh hoạt giữa các bộ phận.

Khác biệt của ITOURSYS nằm ở chỗ:

• Hệ thống được tùy chỉnh sâu theo từng dịch vụ cụ thể.

• Giao diện thân thiện, dễ thao tác, có thể làm chương trình tour chỉ trong 3–5 phút.

• Các phòng ban (kinh doanh, điều hành, kế toán, marketing) được kết nối đồng bộ, giúp dữ liệu luôn thống nhất.

Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian tổng thể, giảm sai sót và tăng tốc độ phản hồi với khách hàng.

PNGSOFT luôn xác định rằng một dự án triển khai thành công không chỉ dựa vào phần mềm, mà còn ở quy trình và lộ trình triển khai khoa học. Trước khi bắt đầu, đội ngũ luôn cùng doanh nghiệp thiết kế khung triển khai chi tiết, chia nhỏ từng giai đoạn, loại bỏ các bước dư thừa để tập trung vào những yếu tố cốt lõi nhất. Chính nhờ cách tiếp cận này, thời gian triển khai được rút ngắn đáng kể, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và dễ nhân rộng.

ITOURSYS - Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp du lịch Việt Nam

Câu chuyện của doanh nghiệp du lịch 20 năm kinh nghiệm là minh chứng rõ ràng rằng chuyển đổi số không chỉ dành cho những người mới bắt đầu, mà còn là bước tất yếu cho những đơn vị đã thành danh muốn vươn xa hơn.

Với nền tảng ITOURSYS, PNGSOFT không chỉ mang đến một phần mềm quản trị, mà là một hệ sinh thái công nghệ giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn - đồng bộ - hiệu quả, từ khâu sản phẩm đến kế toán và chăm sóc khách hàng.

-------------------------------------------------

HỆ THỐNG ITOURSYS - Giải pháp quản trị du lịch thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành - nâng cao trải nghiệm - gia tăng doanh số.

🌐 Website: www.itoursys.com

📧 Email: info@pngsoft.com

📞 Hotline: 0966 856 780

NHẬN THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP TẠI ITOURSYS