Hành Trình Từ Tour Guide Đến Chủ Doanh Nghiệp Du Lịch

Trong Tư vấn cùng PNGSOFT số 15, chúng tôi có dịp làm việc với một khách hàng có câu chuyện rất điển hình trong ngành du lịch tại Việt Nam.

Khách hàng trước đây là tour guide lâu năm. Sau nhiều năm làm nghề, anh quyết định mở công ty du lịch riêng để phát triển lâu dài. Tuy nhiên, khi bắt đầu vận hành doanh nghiệp, anh nhanh chóng nhận ra một điều:

“Làm tour guide giỏi chưa chắc đã vận hành được một công ty du lịch.”

Đây là thực tế mà rất nhiều doanh nghiệp du lịch khởi nghiệp gặp phải.

Khi Vận Hành Doanh Nghiệp Du Lịch Phức Tạp Hơn Dẫn Tour

Ở góc độ cá nhân, một tour guide thường tập trung vào những nhiệm vụ như:

- Dẫn tour và chăm sóc khách trong hành trình- Xử lý các tình huống phát sinh trong chuyến đi- Đảm bảo trải nghiệm của khách hàng

Nhưng khi điều hành một doanh nghiệp du lịch, hệ thống công việc trở nên phức tạp hơn rất nhiều.\

Một công ty du lịch cần quản lý đồng thời:

- khách hàng và đối tác

- chương trình tour

- báo giá tour

- đơn hàng du lịch

- lịch trình và điều hành tour

- quy trình chăm sóc khách hàng

Trong toàn bộ hệ thống này, tour guide chỉ là một phần nhỏ trong chuỗi vận hành.

Startup Du Lịch 2 Năm Nhưng Vẫn Vận Hành Thủ Công

Công ty đã hoạt động được khoảng 2 năm và từng thử sử dụng một số phần mềm quản lý tour du lịch trước đó.

Tuy nhiên việc áp dụng phần mềm chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân chính đến từ thực tế phổ biến của các startup du lịch:

- Nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý hệ thống- Đội ngũ chủ yếu là nhân sự cơ bản- Quy trình vận hành chưa được chuẩn hóa 

Khách hàng chia sẻ:

“Phần mềm thì tốt nhưng đội ngũ của mình chưa quen làm việc theo hệ thống nên sử dụng không hiệu quả.”

Vì vậy nhiều nghiệp vụ vẫn phải xử lý thủ công, dẫn đến:

❌ Sai sót trong quản lý thông tin khách hàng

❌ Khó theo dõi đơn hàng du lịch

❌ Mất nhiều thời gian xử lý công việc

Bài Toán Chuẩn Hóa Doanh Nghiệp Du Lịch

Trong buổi làm việc, PNGSOFT đã demo hệ thống phần mềm quản lý du lịch ITOURSYS và trao đổi chi tiết về quy trình vận hành doanh nghiệp.

Sau khi xem toàn bộ hệ thống, khách hàng nhận xét:

“Nếu vận hành theo hệ thống này thì công ty có thể chuẩn hóa được cách làm việc.”

Điều quan trọng không chỉ nằm ở công cụ phần mềm. Quan trọng hơn là hệ thống giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành, ngay cả khi đội ngũ nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm. Đây chính là lợi ích lớn của phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch.

Giải Pháp Phù Hợp Cho Startup: Bắt Đầu Với Gói Eco1

Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống phức tạp ngay từ đầu, PNGSOFT tư vấn doanh nghiệp bắt đầu với gói Eco1 của phần mềm ITOURSYS.

Đây là gói cơ bản, tập trung vào những nghiệp vụ quan trọng nhất của một công ty du lịch.

Quản lý khách hàng và đối tác

Hệ thống giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng, đối tác trên một nền tảng thống nhất.

Quản lý chương trình tour du lịch

Doanh nghiệp có thể xây dựng và quản lý các chương trình tour một cách khoa học, dễ dàng chỉnh sửa và tái sử dụng.

Quản lý báo giá tour

Phần mềm giúp tạo báo giá tour nhanh chóng, giảm thời gian xử lý thủ công.

Theo dõi đơn hàng du lịch

Mỗi đơn hàng được quản lý xuyên suốt từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn thành.

Với cách triển khai này, doanh nghiệp có thể từng bước áp dụng phần mềm quản lý tour du lịch mà không gây áp lực cho đội ngũ nhân sự.

Triển Khai Phần Mềm Cho Doanh Nghiệp Nhỏ: “Cầm Tay Chỉ Việc”

Một lo lắng phổ biến của các doanh nghiệp du lịch nhỏ là:

“Nhân sự không chuyên công nghệ thì có sử dụng được phần mềm không?”

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, PNGSOFT áp dụng phương pháp triển khai cầm tay chỉ việc.

Đội ngũ triển khai sẽ:

- Hướng dẫn từng bước sử dụng phần mềm- Làm mẫu quy trình vận hành- Hỗ trợ xây dựng dữ liệu ban đầu 

Ngoài ra hệ thống ITOURSYS cũng cung cấp sẵn:

- Các mẫu chương trình tour

- Dữ liệu mẫu

- Các quy trình vận hành tiêu chuẩn

Nhờ vậy doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý công ty du lịch ngay mà không phải xây dựng mọi thứ từ đầu.

Hỗ Trợ Nhiều Ngôn Ngữ Cho Thị Trường Quốc Tế

Một yêu cầu đặc biệt của khách hàng là công ty đang làm việc với thị trường Ả Rập. Do đó các biểu mẫu và cách hiển thị cần phù hợp với thị trường này.

Hệ thống ITOURSYS hỗ trợ nhiều ngôn ngữ quốc tế như:

• Tiếng Anh

• Tiếng Pháp

• Tiếng Đức

• Tiếng Tây Ban Nha

• Tiếng Nga

Đối với thị trường Ả Rập, hệ thống cũng có thể tùy chỉnh hiển thị theo đặc thù ngôn ngữ và biểu mẫu của doanh nghiệp.

Sau khi xem các form trên hệ thống, khách hàng nhận xét: “Form của hệ thống khá sát với form mà công ty đang sử dụng.”

Điều này giúp quá trình chuyển đổi sang hệ thống quản lý du lịch trở nên thuận lợi hơn.

Theo Dõi Đơn Hàng Và Chăm Sóc Khách Hàng Chi Tiết

Một trong những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý tour ITOURSYS là khả năng theo dõi đơn hàng và chăm sóc khách hàng.

Trên hệ thống, doanh nghiệp có thể theo dõi:

🔶 Tình trạng từng đơn hàng

🔶 Lịch sử làm việc với khách hàng

🔶 Số lần follow-up

🔶 Tỷ lệ thành công của từng nhân viên

Các hoạt động follow-up được hiển thị trên calendar, giúp doanh nghiệp dễ dàng:

🔶 Theo dõi lịch làm việc của nhân viên

🔶 Xác định các khách hàng cần ưu tiên chăm sóc

🔶 Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một hệ thống duy nhất

Vì Sao Nhiều Doanh Nghiệp Mua Phần Mềm Nhưng Không Sử Dụng Được?

Trong buổi trao đổi, khách hàng cũng đặt câu hỏi:

“Trước đây chúng tôi từng mua phần mềm nhưng không dùng được. Vì sao?”

Thực tế, việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

> Quy trình triển khai> Kinh nghiệm tư vấn nghiệp vụ> Sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai

Hệ thống ITOURSYS đã được phát triển gần 20 năm, với nhiều dự án triển khai cho các công ty du lịch ở nhiều quy mô khác nhau.

Nhờ kinh nghiệm này, PNGSOFT hiểu rõ:

✅ Doanh nghiệp du lịch nhỏ cần gì

✅ Doanh nghiệp lớn cần gì

✅ Cách triển khai phù hợp cho từng trường hợp.

Khi Doanh Nghiệp Du Lịch Nhỏ Muốn Phát Triển Bền Vững

Sau nhiều dự án triển khai, PNGSOFT nhận thấy rằng: Doanh nghiệp du lịch nhỏ thường gặp khó khăn nhất ở giai đoạn chuẩn hóa quy trình vận hành. Nếu tiếp tục làm thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều hạn chế khi mở rộng quy mô.

Một phần mềm quản lý công ty du lịch phù hợp có thể giúp doanh nghiệp:

▶️ Chuẩn hóa quy trình vận hành

▶️ Giảm sai sót trong xử lý thông tin

▶️ Tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ

▶️ Tạo nền tảng để phát triển lâu dài 

Bắt Đầu Chuẩn Hóa Doanh Nghiệp Với Phần Mềm Quản Lý Du Lịch ITOURSYS

Câu chuyện của vị khách hàng trong Tư vấn cùng PNGSOFT số 15 cũng là câu chuyện chung của nhiều doanh nghiệp du lịch tại Việt Nam.

Từ kinh nghiệm làm nghề, họ bắt đầu xây dựng doanh nghiệp riêng.Nhưng để doanh nghiệp phát triển bền vững, việc chuẩn hóa hệ thống vận hành là bước không thể thiếu.

Một hệ thống phần mềm quản lý tour du lịch phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng nền tảng vận hành chuyên nghiệp hơn.

👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý công ty du lịch, hãy liên hệ PNGSOFT để được tư vấn giải pháp ITourSys phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

-------------------------------------------------

HỆ THỐNG ITOURSYS - Giải pháp quản trị du lịch thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành - nâng cao trải nghiệm - gia tăng doanh số.

🌐 Website: www.itoursys.com

📧 Email: info@pngsoft.com

📞 Hotline: 0966 856 780

NHẬN THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP TẠI ITOURSYS